Архивный отдел МКУ округа Муром «Организационное управление»

Почтовый адрес: 602267, Владимирская область, г. Муром, ул.Мечникова, 11а.

Фактический адрес: 602267, Владимирская область, г. Муром, ул.Мечникова, 11а.

Телефон 8 (49234) 3-20-57.

Электронный адрес: archive@murom.info.

Отдел является структурным подразделением МКУ округа Муром «Организационное управление» без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном порядке, имеет бланки и печать со своим наименованием.

 Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и ее субъекта, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями Главы округа и распоряжениями и приказами директора МКУ, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного отдела администрации Владимирской области, Положением об архивном отделе.

Задачи и функции

Основными задачами и функциями отдела являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в архивный департамент администрации Владимирской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление администрации и директору МКУ предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе. Реализация этих предложений.

Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного Фонда субъекта Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и субъекта Российской Федерации;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного Фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного Фонда Российской Федерации;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списков организаций-источников комплектования отдела, утверждаемых архивным департаментом администрации Владимирской области;

- систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории округа Муром;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в архивный департамент  администрации Владимирской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном архивным департаментом администрации Владимирской области;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

4. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела при наделении ими органов государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке, в т.ч.контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

Начальник архивного отдела

Ковалева Светлана Борисовна

Задачи:

1. Руководство деятельностью отдела и выполнение на основе Положения об архивном отделе всех направлений его деятельности, обеспечивающих сохранность документов Государственного архивного фонда Российской Федерации, организацию комплектования и использования документов архивного отдела  и архива документов по личному составу;
2. Организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений и организаций;  
3. Организация приема граждан, выдача в установленном порядке учреждениям и гражданам справок по документам, хранящимся в архивном отделе.
4. Ведение программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» с целью государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам в архивном отделе.

Ведущий специалист по личному составу архивного отдела

Прохорова Людмила Сергеевна

Задачи:

1. Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок о трудовой деятельности;
2. Прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций (при отсутствии правопреемника);
3. Консультация заинтересованных лиц о составе и содержании документов архива по личному составу;
4. Проведение работы по установлению местонахождения документов по личному составу, не принятых в архив, и информирование об этом граждан и заинтересованных учреждений;
5. Взаимодействие со специалистами Управления пенсионного фонда, конкурсными управляющими.

Ведущий специалист архивного отдела

Зайцева Елена Викторовна

Задачи:

1. Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок по документам органов местного самоуправления округа Муром;
2. Прием документов постоянного срока хранения в архивный отдел от учреждений;
3. Прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций (при отсутствии правопреемника);
4. Ведение делопроизводства в архиве;
5. Обеспечение сохранности документов и их рациональное размещение в архивохранилище;
6. Проверка наличия и физического состояния документов;
7. Взаимодействие со специалистами Управления пенсионного фонда, конкурсными управляющими.

Специалист 1 категории архивного отдела

Юдина Мария Викторовна

Задачи:

1. Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок о заработной плате;
2. Обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан.
3. Консультация заинтересованных лиц о составе и содержании документов архива по личному составу.

Специалист 1 категории архивного отдела

Братушева Елена Владимировна

Задачи:

1. Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок о заработной плате;
2. Обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан.
3. Консультация заинтересованных лиц о составе и содержании документов архива по личному составу.

Специалист по ведению архивного дела в районе

Савельева Наталья Николаевна

Задачи:

1. Прием заявлений, исполнение, выдача справок по документам органов местного самоуправления Муромского района
2. Отбор и прием в архивный отдел документов постоянного срока хранения;
3. Экспертиза ценности документов.
4. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам;
5. Взаимодействие с организациями – источниками комплектования по Муромскому району.